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Pode parecer um exagero, mas é possível criptografar e inserir uma senha em arquivos arquivo XLS para que absolutamente ninguém possa abri-lo. Para fazer isso, clique no botão do Office e aponte para “Preparar”. Em seguida clique em “Criptografar documento”. Na janela que se abrirá, defina uma senha clique em OK. O Excel solicitará que você digite novamente a senha para confirmá-la. Depois de fazer isso, clique em OK novamente. Quando você salvar o arquivo, a senha já estará funcionando.

*Cuidado para não perder a senha do seu arquivo, pois não há maneira de recuperá-la.

Ocultando fórmulas

Uma das proteções mais úteis do Excel é ao mesmo tempo a mais simples de se fazer. Quando você descobre a fórmula perfeita do Excel para fazer cálculos ou análises complexas de dados, pode ser interessante ocultá-la para que ninguém saiba como você chegou àquele resultado.

Para ocultar suas fórmulas, selecione as células que as contêm e clique com o botão direito do mouse sobre uma delas. No menu que se abrirá, clique em “Formatar Células”. Depois, selecione a guia “Proteção”, na janela de formatação. Marque a caixa “Ocultas” e clique em OK.

*Ocultar células não terá efeito até que você utilize um dos métodos de proteção abaixo. Não há como ocultar fórmulas em planilhas desprotegidas.

Protegendo pastas inteiras

Se os dados do arquivo não são confidenciais, mas não devem ser alterados, você pode simplesmente proteger a planilha para que ninguém faça modificações nela. Você deve saber que cada pasta de trabalho do Excel pode conter mais de uma planilha. É possível proteger a pasta toda contra alterações ou somente algumas planilhas.

Para proteger toda a pasta de trabalho, clique na guia “Revisão”, depois no botão “Proteger Pasta de Trabalho”. Aparecerá uma janela com o item “Estrutura” pré-selecionado. Não desmarque essa opção, pois é isso que garante a integridade da proteção. Se marcar o item “Janelas”, quem abrir o arquivo não poderá nem movimentar a janela da planilha, dentro do programa. Digite uma senha e dê OK. Será pedido que você repita a senha. Depois de fazer isso, clique novamente no botão OK.

*É possível deixar o documento protegido, sem inserir uma senha. Isso é particularmente útil se você desejar bloquear a planilha contra edições acidentais suas.

*Para retirar o bloqueio de uma pasta de trabalho, clique no botão “Desproteger Pasta de Trabalho”, digite a senha (caso exista) e clique em OK.

Protegendo planilhas individuais

Pode ser que somente parte da sua pasta de trabalho possa ser editada e o restante tenha que ficar bloqueado contra alterações. Para proteger planilhas individuais que estejam dentro de uma mesma pasta de trabalho, seleciona a guia correspondente à planilha que você deseja bloquear, vá até a guia “Revisão” e clique no botão “Proteger Planilha”. Na janela que se abrirá, você poderá definir uma senha e escolher quais procedimentos poderão ser executados enquanto a proteção estiver ativa.

*Para retirar o bloqueio de uma planilha, selecione-a clique no botão “Desproteger Planilha”, digite a senha (caso exista) e clique em OK.

Permitindo edições limitadas

Mesmo em uma planilha bloqueada, você pode permitir que somente determinados dados sejam alterados. Na guia “Revisão”, clique no botão “Permitir que os Usuários Editem Intervalos”. Na janela que se abrirá, clique no botão “Novo”. A próxima janela conterá as opções do que será desbloqueado. No campo título, você pode definir o nome desejado para o desbloqueio.

No campo “Referência a células”, clique no botão quadrado com uma pequena seta vermelha. Depois, selecione todas as células cuja edição será permitida. Clique novamente pequeno botão quadrado e, se desejar, digite uma senha, para que o intervalo só possa ser alterado após sua digitação. Se a edição dá área selecionada for livre, deixe a senha em branco.

*Lembre-se: não definir uma senha nessa janela não significa que a planilha estará desprotegida, pois esta senha se refere somente ao intervalo selecionado. O restante da planilha permanecerá bloqueado até que você desative a proteção.